»Wer sein Leben besser strukturieren möchte, braucht Mut zur Lücke«

Job, Familie, Freunde: Ständig will jemand was von einem. Wie schafft man es, den Überblick zu behalten? Der Zeitmanagement-Experte Martin Krengel erklärt, woran man die wirklich wichtigen Aufgaben im Leben erkennt. Und warum es manchmal hilft, das Handy zu verstecken.

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Es dauert etwas, ehe Martin Krengel an diesem Morgen ans Telefon geht. »Hallo, tut mir leid, ich habe das Handy erst nicht gefunden«, sagt er. Er habe es am Vorabend versteckt, bevor er in den Wald gefahren sei. »Ich wollte sichergehen, dass ich es nicht doch noch einpacke und mich um die freie Zeit bringe.« Krengel ist promovierter Psychologe und Zeitmanagement- Experte, er hat mehrere Bücher darüber geschrieben, wie man es schaffen kann, in einer Welt, die immer komplexer wird,

SZ-Magazin: Verstecken Sie häufiger Ihr Handy?
Martin Krengel: Immer dann, wenn ich mich auf eine Sache wirklich konzentrieren will. Gestern Abend war das die Zeit mit einem Freund. Ich versuche auch, den Tag so oft wie möglich ohne Handy zu beginnen. Denn sobald ich es in der Hand habe, fange ich an, E-Mails zu lesen, die Nachrichten oder die sozialen Netzwerke. Wenn ich an dem Tag eine größere Denkaufgabe vor mir habe, schwirrt mir all das schon im Kopf herum, und ich kann mich nicht mehr richtig fokussieren. Ich empfehle deshalb auch, das Handy nicht ständig neben sich liegen zu haben, wenn man mit einer Aufgabe oder einem Projekt vorankommen möchte. Selbst wenn der Bildschirm schwarz ist, verwenden wir immer einen kleinen Prozentsatz unserer Aufmerksamkeit dafür, nicht auf das Handy zu schauen.  

Auch wenn es weder blinkt noch piept?
Ja, es reicht, dass es sich im peripheren Blickfeld befindet. Es ist wie mit jedem anderen Suchtmittel: Wenn Sie nicht rauchen wollen, dürfen Sie keine Zigaretten rumliegen haben. Wenn Sie abnehmen wollen, sollten Sie keine Chipstüte rumstehen lassen. Denn auch wenn Sie widerstehen können: Das kostet Sie unterbewusst viel Energie. Unsere Aufmerksamkeit und Konzentration sind unsere wichtigsten Ressourcen, um produktiv und strukturiert durchs Leben zu gehen, egal ob im Job oder im Privatleben. Wir sollten sie schützen.  

Für viele Menschen ist es nicht einfach, aufs Handy zu verzichten, weil sich mittlerweile ein Großteil des Lebens in diesem Gerät abspielt.
Wir leben aber nicht im Handy. Und je häufiger Sie das Gerät gezielt beiseitelegen, desto öfter werden Sie merken, dass Sie es viel weniger benötigen als Sie meinen. Sie brauchen es zum Beispiel nicht, wenn Sie nachdenken wollen. Wenn Sie spazierengehen oder Musik hören. Und falls Sie die Musik auf dem Handy gespeichert haben, gibt es immer noch die Möglichkeit, das Gerät in den Flugmodus zu schalten. Das ist übrigens auch ein guter Trick, wenn Sie ungestört etwas auf Ihrem Smartphone lesen wollen. Ich stimme zu: Es ist am Anfang ein bisschen Mut nötig, um auf einmal nicht mehr sofort für alles und jeden erreichbar zu sein und nicht immer auf der Stelle zu reagieren. Aber wer sein eigenes Leben besser strukturieren möchte, braucht Mut zur Lücke.  

Macht es das Leben nicht einfacher und übersichtlicher, so vieles mit einem einzigen Gerät organisieren zu können?
Smartphones erleichtern viele Dinge. Und sie verkomplizieren zugleich vieles, weil sie bewirken, dass verschiedene Aufgaben und Anforderungen ständig überlappen und verschwimmen. Das gilt allerdings für das permanente Online-Sein an sich, das Smartphone ist dafür nur das stärkste Symbol. Dadurch ist uns wichtige Struktur verlorengegangen, die wir früher automatisch hatten. Als ich anfing zu studieren, hatten wir in einer vierköpfigen WG ein Lan-Kabel. Ein langes, blaues Kabel, das man sich aus dem Flur ziehen und in den Computer stöpseln musste. Dann war man eine halbe Stunde online, anschließend war der Nächste dran und man selbst wieder offline. Diese klare Struktur gibt es nicht mehr, weil die meisten von uns heute dauerhaft W-Lan und mobile Daten haben. Als durch die Pandemie auf einmal viele Menschen vom Büro ins Homeoffice gewechselt waren, hörte ich häufig: Wie schaffe ich es jetzt, Arbeit und Freizeit voneinander zu trennen? Aber im Grunde wurde da nur offensichtlicher, womit wir ohnehin schon lange zu kämpfen haben: Grenzen verwischen, Strukturen gehen verloren. Wer damit nicht umgehen kann, muss sich neue schaffen.  

Dann lassen Sie uns strukturiert und von vorn beginnen. Wie schaffe ich es, bei all den Anforderungen und Aufgaben, die es im Beruflichen wie Privaten zu bewältigen gilt, den Überblick zu behalten?
Aus meiner Sicht führt nichts an einer klassischen To-do-Liste vorbei. Wobei die erstmal gar nicht geordnet oder sogar priorisiert sein muss. Es hilft oft schon, wenn man alle Aufgaben und Anforderungen einmal brainstormartig aus dem Kopf rausschreibt. Egal, ob auf Papier oder in digitaler Form. Ich mache das sehr gern am Abend für den nächsten Tag oder sonntags sogar schon für die ganze kommende Woche, denn das entlastet und entstresst nicht nur den folgenden Morgen, sondern auch die Nacht. Über das, was aus dem Kopf raus ist, muss ich nicht mehr grübeln.  

Woher weiß ich dann, welche Dinge ich zuerst angehen sollte und welche warten können?
Bei der Priorisierung hat sich unter Zeitmanagement-Experten die sogenannte Eisenhower-Matrix bewährt, die angeblich auf den früheren US-Präsidenten zurückgeht.  

Wie sieht die aus?
Sie teilen Ihre Aufgaben in vier Kategorien auf: »wichtig« und »nicht wichtig« sowie »dringend« und »nicht dringend«. Wichtige und dringende Dinge sollten Sie sofort selbst erledigen, wichtige, aber nicht dringende Dinge können Sie etwas nach hinten schieben, sollten sie aber selbst erledigen. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben können Sie delegieren und nicht wichtige, nicht dringende gleich sein lassen. Es gibt aber auch Kritik an diesem Modell.  

Nämlich?
Es hat sich nach und nach die Erkenntnis durchgesetzt, dass wichtige Aufgaben selten dringend sind – und umgekehrt. Das ist auch meine Erfahrung: Die Dinge, die pressieren, sind oft nicht diejenigen, die uns langfristig voranbringen. Das ist der Hauptgrund, warum ich meine großen Aufgaben gern morgens angehe, bevor ich all die kleinen, dringenden in meinen Kopf lasse. Ich reserviere den wirklich wichtigen, nicht dringenden Aufgaben oder Projekten nach Möglichkeit ein, zwei Stunden und schalte erst danach in den Feuerwehrmodus.

Was meinen Sie damit?
Dass ich anfange, überall kleine Brandherde zu löschen: hier eine Mail, da eine Whatsapp, dort ein Anruf. Vielen von uns fällt es mittlerweile schwer, aus diesem Reiz-Reaktions-Prinzip der digitalen Medien rauszukommen, denn ständig will jemand was von uns. Auf diese Anfragen können wir sofort reagieren und uns so vorgaukeln, dass wir viel wegschaffen. Denn jede beantwortete Mail, jede erledigte Mini-Aufgabe regt einen kleinen Dopamin-Ausstoß im Kopf an. So ein schnelles Belohnungsgefühl fühlt sich natürlich gut an, da ist viel los im Gehirn. Allerdings sind auch genau das die Tage, die verfliegen – und von denen wir gar nicht genau wissen, was wir da eigentlich gemacht haben.  

Aber solche Tage lassen sich nicht immer vermeiden, weder im Beruf noch im Privaten.
Das stimmt. Trotzdem kann man versuchen, gezielt Reaktionsfenster einzuplanen, also zum Beispiel feste Zeiten, in denen man sich seine Mails oder Whatsapp-Nachrichten anschaut. Und dazwischen lässt man sich davon nicht stören. Ich bin ein großer Verfechter von Aufgabeninseln: Die Dinge, die es zu erledigen gilt, bekommen ihren eigenen Raum und ihre eigene Zeit, und ich versuche dann, so wenige Dinge wie möglich diese Grenzen überschreiten zu lassen.  

Wie sieht aus Ihrer Sicht ein ideal strukturierter Alltags-Tag aus?
Wenn ich arbeite, komme ich morgens gern an einen aufgeräumten Schreibtisch, auf dem ich mir im besten Fall schon die Aufgaben bereitgelegt habe, die ich als Erstes angehen möchte. Wenn möglich, habe ich am Abend zuvor noch ein, zwei Feuerlösch-Aufgaben entschärft, sodass ich mich sofort voll auf mein wichtigstes Projekt konzentrieren kann. In einem Familienalltag könnte diese Art der Vorbereitung so aussehen, dass man schon am Abend zuvor die Pausenbrote für die Kinder schmiert, den Frühstückstisch deckt, Klamotten rauslegt und schaut, ob alle Rucksäcke richtig gepackt sind. Bei vielen Personen im Haushalt ist es auch sinnvoll, eine Badezimmer-Reihenfolge festzulegen. Das mag banal klingen, aber das ist eine kleine Struktur, die viel Stress ersparen kann.  

Und wenn alle in der Schule oder am Arbeitsplatz sind?
Dann haben die langfristigen, wichtigen Dinge Priorität. Oft sind das die, die sich scheinbar unbesiegbar vor einem auftürmen. Es ist wichtig, die anzugehen, wenn das Energielevel noch hoch ist. Denn jedes Mal, wenn ich mich zu etwas überwinden muss, sinkt dieses Level und füllt sich nicht mehr zu 100 Prozent auf. Deshalb rate ich, weniger anspruchsvolle Aufgaben weiter nach hinten im Tag zu legen. Das Gleiche gilt für den Wochenverlauf: montags mit den großen Dingen beginnen.  

Was ist mit den Morgenmuffeln?
Wenn jemand am Abend oder sogar in der Nacht die meiste Energie hat, muss er das für sich erkennen und nutzen. Entscheidend ist, dass man diese Zeit schützt und sich sagt: Das sind meine stärksten anderthalb Stunden, in denen darf ich nichts anderes machen als die wichtigste Aufgabe des Tages. Um zu wissen, welche das ist, finde ich eine Frage hilfreich: »Was ist jetzt dran?« Die setzt sich zusammen aus: »Was muss ich jetzt tun?« und »Was tut mir jetzt gut?«. So bewahrt man sich die Flexibilität, auf äußere Bedingungen reagieren zu können, zum Beispiel den letzten schönen Herbsttag oder Kopfschmerzen. Wenn man es schafft, neben aller Planung und allen Strukturen seine Bedürfnisse wahrzunehmen und auf sie einzugehen, bewahrt man sich auch vor dem Gefühl, selbst zu kurz zu kommen.

Das wäre die nächste Frage gewesen: Wenn ich mein Leben auf diese Art durchplane – besteht dann nicht die Gefahr, dass irgendwann die Leichtigkeit und der Spaß auf der Strecke bleiben?
Das ist ein Konflikt, der mich jahrelang begleitet hat: Ich will etwas auf die Reihe kriegen, vorankommen. Aber ich will auch nicht mit 50 aufwachen und denken: Ich habe meine besten Jahre am Schreibtisch verbracht! Deshalb finde ich es nützlich, die eigenen Leitplanken zu kennen. Also zu wissen: Was sind die großen Themen in meinem Leben, an denen ich mich abarbeiten möchte? Und gleichzeitig immer wieder zu fragen: Was ist jetzt dran? Es wird darauf nicht immer eine eindeutige Antwort geben. Aber was in solchen Momenten hilft, ist ein bisschen Risikobereitschaft, nicht immer alles im Griff zu haben. Sich einzugestehen, nicht immer alles zu schaffen, aber wenigstens eine Sache richtig. Das macht zufriedener, als viele Dinge zu jonglieren, aber keines davon wirklich im Griff zu haben.