Die Macht

Drei Chefsekretärinnen im Gespräch über Betriebsgeheimnisse, berühmte Chefs und Profi-Tricks.

SZ-Magazin: Frau Beuth, Frau Poser, Frau Schönfeld, Ihr Beruf ist mit vielen Klischees assoziiert. Welches fällt Ihnen sofort ein?
Ulrike Poser: Kaffee bringen!
Rebekka Beuth: Dabei ist das nur ein kleiner Teil unserer Arbeit. Es geht darum, den Chef zu entlasten. Und dazu gehört auch Kaffeekochen oder Kopieren. Wäre auch zu teuer, wenn er das selber macht.

Noch ein Klischee: Sie müssen die Post erledigen. Wie viele E-Mails bekommen Sie am Tag?
Ulrike Poser: Im Ministerbüro gehen jeden Tag 1000 Mails ein, die werden sortiert und weitergeleitet. Bei mir kommen etwa 100 an, die oft mit konkreten Terminen zu tun haben. Bürgeranfragen bearbeiten die Fachabteilungen.
Rebekka Beuth: Etwa 80 sind an meinen Chef direkt adressiert, und noch mal 80 an mich. Viele Leute wissen ja, dass die E-Mails eh über meinen Tisch gehen, also schicken sie ihre Schreiben gleich an mich. Ich lese alle Mails und Briefe und sortiere vor: Was ist wichtig? Was muss Herr Dekkers, mein Chef, sofort bekommen? Es geht so weit, dass ich ganz wichtige Dinge ausdrucke und ihm auf den Tisch lege mit einem Vermerk: Dringend!

Wie muss ich eine E-Mail formulieren, damit sie noch am gleichen Tag vom Chef gelesen wird?
Rebekka Beuth: Ich lese immer zuerst die letzten Zeilen, denn da steht, was der Absender eigentlich will: »Können wir uns mal treffen?«, zum Beispiel. Und wenn ich da Formulierungen lese wie: »Falls Sie Interesse haben« - dann weiß ich: Okay, das eilt nicht. Das kann auch erst morgen bearbeitet werden.

Also am Ende einer E-Mail lieber immer so etwas schreiben wie: Eilt! Antwort bitte bis 14 Uhr!
Rebekka Beuth: Na ja, man kennt ja die Leute, die wirklich wichtige Anliegen haben. Und nur weil jemand oft »Eilt!« schreibt, heißt das ja nicht, dass es wirklich dringend ist. So leicht lasse ich mich auch nicht reinlegen.

Wie formuliert man eine freundliche Absage?

Rebekka Beuth: »Aufgrund seiner vielen Termine« - solche Sachen schreibe ich. Oder: »Wir wünschen trotzdem viel Erfolg«. Und wenn es zum Beispiel eine Einladung ist, die grundsätzlich interessant klingt, antworte ich: »Vielleicht nimmt er beim nächsten Mal teil«.

Und am Telefon, wie wimmelt man da jemanden freundlich ab?

Ulrike Poser: Also, direkt abgewimmelt wird bei uns keiner, aber ich kann natürlich nicht jeden direkt zur Ministerin durchstellen. Ich höre mir an, was der Anrufer zu sagen hat, oft sind es ja Anliegen, die total berechtigt sind: Wir sind das Verbraucherschutzministerium, und da rufen Leute an, die zum Beispiel von ihrem Telefonanbieter übers Ohr gehauen worden sind. Ich sage dann: Tut mir leid, die Ministerin hat viel zu tun, ich kann Sie nicht direkt durchstellen. Dann verbinde ich die Leute aber mit der zuständigen Fachabteilung bei uns im Haus.

Bekommen Leute trotzdem die Nummer der Ministerin raus?
Ulrike Poser: Nein, die Anrufe gehen bei uns im Vorzimmer ein. Aber als die Ministerin neu im Amt war, hat sie Anrufe auch schon mal persönlich entgegengenommen, wenn ich mal kurz aus dem Büro war. Da habe ich ihr aber gesagt: Passen Sie auf, wir haben hier so ein paar Experten, die immer wieder anrufen, seien Sie vorsichtig, man weiß ja nie, wer dran ist. Es gibt natürlich auch immer wieder Stalker.

Wie reagieren Sie auf Drohanrufe?
Ulrike Poser: Solche Fälle sind selten, sie werden in der Regel dem BKA gemeldet.
Mirjam Schönfeld:
Auch bei Helge gibt es immer ein paar besonders aufdringliche Fans. Wenn die zu sehr nerven, versuche ich abzublocken.
Ulrike Poser: Unsere Chefin, Frau Aigner, müssen wir manchmal richtig bremsen, wenn sie schnell raus auf die Straße will, um was einzukaufen. Da frage ich dann schon mal freundlich nach: »Wollen Sie nicht doch noch eine Person mitnehmen – zur Sicherheit?«
Mirjam Schönfeld: Also Helge rennt immer allein los. Zack – und schon ist er weg.

Wie sieht bei Ihnen eigentlich ein typischer Arbeitstag aus, wenn Sie mit Helge Schneider unterwegs sind?
Mirjam Schönfeld: Wir schlafen im Hotel und fahren dann direkt zur Halle, in der Helge seinen nächsten Auftritt hat – und dann beginnt die Arbeit. Wir schicken jedem Veranstalter vorher eine Bühnenanweisung mit Sachen, die wir unbedingt brauchen, trotzdem fehlt immer etwas, um das ich mich dann kümmern muss. Die Garderobe für Helge ist zum Beispiel oft eine Katastrophe: keine Toilette in der Nähe, kein fließend Wasser. Helge hat keine großen Extrawünsche. Wir sind ja nicht Madonna. Nur ein Waschbecken, einen Spiegel und einen gemütlichen Stuhl oder ein Sofa, aber selbst das fehlt meistens. Decken habe ich immer dabei.

Was war das bisher schlimmste Erlebnis mit einem Veranstalter?
Mirjam Schönfeld: Ganz hart war es in der Nähe von Regensburg – da kamen wir an, und es war noch nicht mal die Bühne aufgebaut. Dann ist der Strom ausgefallen. Und die einzigen Toiletten waren ein paar versiffte Dixieklos im Zuschauerbereich, die sollte auch Helge benutzen. Der Veranstalter meinte: »Stellt euch halt nicht so an! Bei uns in Bayern, da pinkelt man hintern Baum.«

Auch Ihnen können während Ihrer Arbeit Fehler passieren. Vor welchem haben Sie besonders Angst?
Ulrike Poser: Bei einer Veranstaltung wird der Ort geändert und ich vergesse, dem Fahrer der Ministerin die neue Adresse zu sagen. Das ist mir einmal passiert. Frau Aigner hatte eine halbe Stunde Verspätung. Ich wär am liebsten in ein Loch gefallen.
Mirjam Schönfeld:
Wenn Helge auf der Bühne steht, lenke ich den sogenannten Follow-Spot, das ist der Scheinwerfer, der auf ihn zeigt. Und da was falsch zu machen, wäre mein Albtraum: dass Helge plötzlich im Dunkeln steht.
Rebekka Beuth: Ich habe immer sehr viel Angst bei vertraulichen Mails. Wenn es zum Beispiel um Personalsachen geht, um Mitarbeiterbeurteilungen, die darf ich auf keinen Fall an den falschen Empfänger schicken. Bisher ist mir das aber Gott sei Dank noch nie passiert. Bei einer Reise habe ich mal die Abflugszeit und die Ankunftszeit verwechselt - da musste der Fahrer dann stundenlang am Flughafen warten. Zum Glück nur er – und nicht der Chef.

Was wäre bei Ihnen dreien ein Kündigungsgrund?
Mirjam Schönfeld:
Wenn ich Helges Namen benutzte, um mich interessanter zu machen. Um mich zu profilieren. Das geht gar nicht.
Ulrike Poser: Wir haben in der Bundesregierung strenge Vorschriften, was Dienstgeheimnisse betrifft oder die Annahme von Geschenken.

Ist man da seit der Affäre Wulff noch mal sensibler?
Ulrike Poser: Wir waren auch vorher schon ein vorbildliches Vorzimmer. Meine Kollegen und ich im Ministerium nehmen nichts an und passen auch sehr aufs Geld auf, es sind ja Steuergelder, die dürfen wir nicht zum Fenster rauswerfen. Ich buche keine Hotels für 200 Euro, es sei denn, es gibt vor Ort überhaupt keine Alternative. Oft reichen auch 60 Euro.

Unsere Verbraucherschutzministerin schläft für 60 Euro die Nacht? Jetzt machen Sie aber Wahlkampf.
Ulrike Poser: Na ja, in Städten wie Paris funktioniert das natürlich nicht. Wie schläft Herr Dekkers, der Bayer-Chef?
Rebekka Beuth: Auch für 60 Euro… Na ja, nicht ganz. Aber er hat wirklich keine überzogenen Ansprüche, nur ruhig soll es sein.

Sie, Frau Beuth, bekommen bei Bayer ja sicherlich auch streng geheime Dokumente auf Ihren Tisch, die Quartalszahlen zum Beispiel ein paar Tage vor der offiziellen Veröffentlichung. Kommen Sie da nicht in Versuchung, ein paar Bayer-Aktien zu kaufen, wenn Sie wissen, dass der Kurs bald steigen wird?

Rebekka Beuth: Ich darf zu diesen Zeiten gar keine Bayer-Aktien kaufen, das musste ich unterschreiben. Wie auch eine Vereinbarung über die Geheimhaltung von Informationen. Solche Dinge sind bei uns im Konzern klar geregelt.

Fällt Ihnen die Geheimhaltung manchmal schwer?
Rebekka Beuth: Was das Geschäftliche angeht – nein, das gehört zum Job. Schwieriger wird es bei persönlichen Sachen, die ich nicht verraten darf. Ich bin seit 13 Jahren bei Bayer, ich kenne viele Leute dort und weiß dann zum Beispiel, welche Personaländerungen meine Freunde betreffen könnten. Wenn sie dann beim Mittagessen darüber reden, wechsele ich das Thema und rede übers Wetter oder über Fußball. Da geht dann die Professionalität vor. Sonst darf man nicht Vorstandssekretärin werden.

Wie ist das bei Ihnen, Frau Schönfeld, haben Sie schon mal etwas angeboten bekommen, damit Sie ein gutes Wort bei Helge einlegen?
Mirjam Schönfeld: Nein, so läuft das nicht. Die Leute sind manchmal penetrant, wenn es um Fotos oder Gästelistenplätze geht, aber noch niemand hat versucht mich zu bestechen. Und in meinem Freundeskreis wollen eh immer nur alle wissen: Mensch, wie ist er denn so?
Rebekka Beuth: Diese Frage wird mir auch immer gestellt. Und wenn Herr Dekkers eingeladen wird, kommt garantiert: »Was isst er denn gern?« Die haben wohl Angst, dass es ihm bei einem Abendessen nicht schmeckt. Aber ich antworte darauf nie, weil er sonst immer das Gleiche zu essen bekommen würde.
Mirjam Schönfeld: Wir hatten mal eine Tour mit dem Titel: Wullewupp Kartoffelsupp. Was glauben Sie, was wir da jeden Abend aufgetischt bekommen haben? Ich konnte Kartoffelsuppe nicht mehr sehen.
Ulrike Poser: Wir machen es umgekehrt: Wir sagen, was Frau Aigner nicht mag. Also Hammel zum Beispiel. Oder Schafskäse.


Die Notfallschublade im Chefbüro.

Gibt es in Ihren Büros eigentlich eine Notfallschublade? Wo Kopfschmerztabletten oder eine saubere Krawatte drin liegen?
Rebekka Beuth:
Klar, Aspirin gibt es in Massen. Aber Wechselkleidung gibt es nicht. Da würde dann der Fahrer von Herrn Dekkers schnell eine saubere Krawatte besorgen.
Mirjam Schönfeld:
Auf Tour nehme ich für den Eigenbedarf Medikamente und Pflaster mit, Kopfschmerztablette, Rückensalbe, was ich natürlich auch mit den anderen im Notfall teile.

Es gab vor ein paar Wochen einen Wettbewerb, bei dem Deutschlands Sekretärin des Jahres gekürt worden ist. Eine der Finalaufgaben: Besorgen Sie für Ihren Chef ein Ticket fürs Endspiel der Fußball-EM. Mussten Sie solche Aufgaben auch schon mal übernehmen?
Rebekka Beuth: Na ja, also Karten für die Oper habe ich schon besorgt. Obwohl die Oper ausverkauft war. Allerdings nicht für Herrn Dekkers, sondern für einen meiner früheren Chefs. Und Fußballwünsche würde ich an unsere Abteilung Sportkoordination weiterleiten.

Wie kriegt man noch Karten für eine ausverkaufte Oper?

Rebekka Beuth: Alle Hebel in Bewegung setzen. Jeden anrufen, den man kennt, alle Reisebüros, die haben manchmal noch Restkarten. Wir haben auch eine eigene Kulturabteilung, die ziemlich gute Beziehungen hat. Schwieriger war es, meinen Chef in ein Flugzeug zu bekommen, als dieser isländische Vulkan ausgebrochen ist, und die Aschewolke sämtliche Flughäfen lahmgelegt hat. Mein Chef war in Miami, ein anderer wichtiger Mitarbeiter noch in Athen. Ich saß zu Hause im Schlafanzug, in der einen Hand mein Handy, in der anderen das Festnetztelefon, auf dem Schoß mein Laptop, und habe stundenlang mit Fluggesellschaften telefoniert. Am Ende hat es geklappt.
Mirjam Schönfeld:
Geht nicht gibt’s nicht, wir sind die Flexibelbetriebe – das hat der Udo immer gesagt, und das ist seitdem mein Motto. Udo hatte schon ausgefallenere Wünsche als Helge: Er hat immer darauf bestanden, eisgekühlten Champagner aus echten Gläsern zu trinken, auch wenn wir den ganzen Tag nur im Auto unterwegs waren. Ich bin an jeder Raststätte rausgesprungen und habe die Leute um Eiswürfel angefleht, um den Champagner zu kühlen, oder dass sie mir die Gläser ausspülen.

Bei welchen privaten Anliegen helfen Sie Ihren Chefs?
Rebekka Beuth: Als Herr Dekkers 2010 Vorstandsvorsitzender bei Bayer wurde, ist seine Familie aus den USA nach Deutschland gezogen. Wir haben für solche Fälle bei uns in der Firma eine sogenannte Relocation Managerin, mit ihr habe ich da eng zusammengearbeitet. Ich habe beim Ausfüllen deutscher Formulare geholfen und Formalitäten mit den Schulen für seine Kinder erledigt. Seine Frau konnte damals noch kein Deutsch. Heute arrangiert sie alles selbst. Ich kenne natürlich auch die Geburtstage der Familie auswendig. Und natürlich habe ich einen Zettel bei mir in der Schublade, auf dem seine wichtigsten Daten vermerkt sind: Passnummer, Kreditkartennummer, Schuhgröße, Konfektionsgröße, selbst seine Helmgröße, wenn er mal auf Werksbesichtigung geht.

Bezeichnen Sie sich eigentlich selbst als Sekretärinnen? Oder lieber als Assistentin oder Büromanagerin?
Ulrike Poser: Also ich nenne mich Sekretärin, warum auch nicht? Ist doch nichts, für das man sich schämen müsste!
Mirjam Schönfeld: Ich bin Tourmanagerin.
Rebekka Beuth: In meiner E-Mail-Signatur steht: »Assistant to Dr. Marijn Dekkers«. Aber Sekretärin ist auch okay.

Beneiden Sie Ihre Chefs manchmal um ihre Position, um ihre Macht?
Ulrike Poser: Nein, ich würde es nicht machen wollen. Man ist ständig unterwegs, dauernd im Stress und trägt eine große Verantwortung. So was wie freie Wochenenden kennt Frau Aigner eigentlich gar nicht.
Mirjam Schönfeld: Ich hasse das Rampenlicht, ich wollte nicht mit Helge tauschen.

Haben Sie das Gefühl, dass Sie als Sekretärinnen genügend respektiert werden?
Rebekka Beuth: Wenn ich alte Studienfreunde treffe, und ich erzähle denen, was ich jetzt mache, fragen die schon: Was, Sekretärin, aber du hast doch studiert? Die können sich nicht vorstellen, dass dieser Job auch spannend und anspruchsvoll ist. Innerhalb der Firma ist das anders – da sagen alle: Okay, wenn Sie für Herrn Dekkers arbeitet, kann sie ja so blöd nicht sein.
Ulrike Poser: Für mich ist dieser Beruf ein Aufstieg: Ich hab Friseurin gelernt, da ist ein Platz in einem Ministerbüro interessanter und spannender.
Mirjam Schönfeld: Wenn ich erzähle, dass ich mit Helge auf Tour bin, höre ich immer nur: Wow, super, würde ich auch gern machen!

Es gibt in Deutschland etwa 500 000 Menschen, die als Sekretärinnen oder Assistentinnen arbeiten. Nur etwa 1,5 Prozent davon sind Männer. Woran liegt das?
Rebekka Beuth: Es ist einfach so, dass man immer noch komisch schaut, wenn sich im Sekretariat ein Mann am Telefon meldet. Man erwartet eben eine Frau im Vorzimmer. Das ist schade. Ich finde es nicht gut, wenn ein Beruf so einseitig besetzt ist. Wir haben ja über Klischees gesprochen, und die werden dadurch nur noch stärker: kurzer Rock, Brille, Kaffeekochen – das ist die Sekretärin.
Ulrike Poser: Ich glaube, viele Männer wollen diesen Job gar nicht.
Mirjam Schönfeld: Bei uns ist das anders. Wenn wir unterwegs sind, bin ich oft die einzige Frau, anfangs hatte ich manchmal Probleme mich durchzusetzen, aber jetzt sagen unsere Techniker: Was die Miri sagt, ist Gesetz.

Was stört Sie am meisten an Ihrem Beruf?
Mirjam Schönfeld: Nichts. Manchmal ein nicht so komfortables Hotel.
Rebekka Beuth: Wenn überhaupt, dann dass ich so fremdbestimmt bin. Ich kann nicht einfach etwas auf morgen verschieben. Die Aufgaben, die zu erledigen sind, sind zu erledigen. Da muss sich das Privatleben oft anpassen.
Ulrike Poser: Und seit es Smartphones gibt, kann man auch am Wochenende schnell mal den Reiseplan der Chefin aktualisieren oder Änderungen vornehmen, man erreicht ja ständig jeden, rund um die Uhr. Die Technik hat uns nicht weniger, sondern mehr Arbeit gebracht.

Wir haben einen Ratgeber für Sekretärinnen gefunden
aus dem Jahr 1910. Die Autoren empfehlen: Sekretärinnen müssen immer fröhlich sein, immer hilfsbereit, sie brauchen ein sonniges Gemüt, müssen mutig sein und immer optimistisch. Erkennen Sie sich darin wieder?
Ulrike Poser: Ich bin so.
Rebekka Beuth: Man ist ja nie diejenige, die sagen kann: jetzt nicht. Das geht nicht. Das darf nur der Chef. Ich glaube, man wird nur Sekretärin, wenn man ein Helfersyndrom hat.
Mirjam Schönfeld: Bei mir sagt das Sternzeichen schon alles: Fische. Wir sind unheimlich hilfsbereit, mitfühlend, das geht bis zur Selbstaufgabe – Hauptsache, den anderen geht es gut.

Wenn Sie mal gefrustet sind: Wie sorgt Ihr Chef für gute Stimmung? Mit Geschenken? Mit Humor?
Rebekka Beuth: Herr Dekkers macht immer den gleichen Witz, wenn er auf Reisen war. Dann kommt er ins Büro und fragt: Und wer sind Sie? Ich antworte immer: Die neue Praktikantin.
Mirjam Schönfeld: Mit Helge ist es eigentlich immer lustig, aber wir schenken uns fast nie was.
Rebekka Beuth: Ich habe von Herrn Dekkers zum Geburtstag einen Restaurantgutschein für einen tollen Italiener in Köln bekommen. Und zu Weihnachten einen Schal und eine Tasche.
Ulrike Poser: Bei uns im Büro legen immer alle zusammen für die Geburtstagsgeschenke, auch Frau Aigner zahlt mit ein.

Wer bringt eigentlich Ihnen mal einen Kaffee?
Ulrike Poser:
Meine Kollegin und ich, wir holen uns abwechselnd den Kaffee.
Rebekka Beuth: Wir machen uns den selbst.


Werdegang

Rebekka Beuth
Arbeitet für: Bayer AG
Typ: Vollprofi
Jahrgang 1979, Ausbildung zur Sekretariatsfachkauffrau, BWL-Studium. Seit 2010 Sekretärin des Vorstandsvorsitzenden von Bayer, Marijn Dekkers. Sie spricht Englisch, Französisch und Italienisch – und hat als letzter Jahrgang noch Stenografie während der Ausbildung gelernt (ihr Rekord: 140 Silben pro Minute): »Hab ich danach nie mehr gebraucht.«

Ulrike Poser
Arbeitet für: Ministerin Ilse Aigner
Typ: Quereinsteigerin
Geboren 1975, Realschule, Friseurlehre, Umschulung im öffentlichen Dienst des Landes Berlin, seit 2003 im Ministerium für Ernährung, Landwirtschaftund Verbraucherschutz, seit 2008 als Sekretärin von Ilse Aigner. Hat als Ostberlinerin in der Schule nicht Englisch, sondern Russisch gelernt, »ist aber nicht mehr viel von übrig«.

Mirjam Schönfeld
Arbeitet für: Helge Schneider
Typ: Autodidaktin
Jahrgang 1967, Im Münchner »Parkcafé« lernte sie in den Achtzigerjahren Udo Lindenberg kennen, brach ihre Ausbildung zur Übersetzerin ab und war 15 Jahre lang seine persönliche Assistentin. Seit 2007 arbeitet sie als Tourmanagerin für Helge Schneider. Weil sie dafür so viel unterwegs ist, nennt sie ihr Auto »mein Büro«.  

Fotos: Laurent Burst